در اولین تماس یا اولین ایمیل برای فروش، چه نکات و مواردی را باید در نظر گرفت (بخش اول)، زمانی که برای اولین بار تصمیم می گیرید با یک مشتری تماس برقرار کنید یا ایمیل بزنید، این عوامل را راهنمای خود قرار دهید و در نظر بگیرید.
زمان و روز هفته
ابتدا به تقویم و ساعت مراجعه کنید. به طور کلی با گذر ساعت و روزهای هفته تماس‌ها بیشتر می‌شوند. به عبارت دیگر با گذشت ساعات در روز و روزها در هفته، احتمال آنکه یک فرد تلفن خود را پاسخ دهد بیشتر می شود.
مثلاً من ساعت 3 بعد از ظهر و پس از آن را ترجیح می‌دهم. همینطور روزهای یکشنبه و چهارشنبه. بنابراین این ساعات و روزها را به تماس و مذاکره تلفنی اختصاص می‌دهم.
اما اگر یک مشتری در این زمان ها تلفن خود را پاسخ ندهد چه؟ در این صورت پیام صوتی بگذارید. از آنجایی که معمولاً مردم در مسیر بازگشت به خانه پیام‌های صوتی را بررسی می‌کنند احتمال بررسی و جواب دادن آنها در ساعت عصر بیشتر است. تماس گرفتن در این ساعت‌ها مناسب است و می‌تواند نتیجه ای برد-برد داشته باشد.
از سوی دیگر برای ارسال ایمیل باید ایمیل کوتاه اما تعداد بیشتری ارسال کرد. در حالی که من ایمیل های ارسالی را در طول روز می نویسم، احتیاط می کنم که آنها را 10 دقیقه پیش از این ساعت و یا 10 دقیقه پس از این ساعت بفرستم. در این بازه‌های کوتاه زمانی افراد درحال ترک محل کار یا رفتن به جلسات هستند.
به نظر شما با چند دقیقه زمانی که در طی کردن این مسیر دارند چه کار خواهند کرد؟ با استفاده از گوشی‌های هوشمند ایمیل‌های خود را بررسی می‌کنند. اگر زمان ارسال ایمیل خود را با زمانی که خریدار بیشترین احتمال برای چک کردن ایمیل‌های دریافتی خود دارد هماهنگ کنید، ایمیل به جای پنهان شدن لابلای ایمیل‌های دیگر، همان موقع در صندوق ورودی مشتری ظاهر می‌شود.
درخواست
هدف شما از ارتباط با مشتری و برقراری تماس اولیه چیست؟ تنظیم یک قرار ملاقات و جلسه؟ کسب اطلاعات بیشتر؟ رجوع مشتری؟ بنابراین اگر درخواست خود را مشخص کنید، میزان ضرورت آن را بدانید، آنوقت مطمئن می‌شوید که تماس بگیرید یا ایمیل بزنید.
درخواست‌های مهم و ضروری به تعهد مشتری برای انجام یک کار نیاز دارد. با طبقه بندی، درخواست‌های قرار ملاقات، دعوت نامه‌ها به کنفرانس، یا آزمایش محصول در دسته درخواست‌های ضروری و مهم قرار می‌گیرند. در خواست‌های کوچک و کم اهمیت‌تر، به دنبال اطلاعات مستقیم از خریدار هستند – برای مثال تماس برای دریافت بازخورد یا ارجاع را در نظر بگیرید.
به محض اینکه درخواست خود را مشخص کرده و میزان اهمیت آن را نیز تعیین کردید، انتخاب بین یک تماس یا مذاکره تلفنی یا ایمیل کار آسانی خواهد بود. اگر درخواست مهمی دارید، تلفن را بردارید. از آنجایی که این درخواست‌ها چیز بیشتری از مشتری می‌خواهند، فروشندگان باید از مهارت‌های خود برای گرفتن پاسخ “مثبت” استفاده کنند.
متقاعد کردن یک فرد از پشت تلفن، زمانی که یک نماینده فروش می‌تواند در لحظه به اعتراضات مشتری پاسخ دهد، کار بسیار راحت‌تری خواهد بود. اما اگر درخواست کوچک و کم اهمیت است، یک ایمیل بنویسید. اگر می‌توانید درخواست را با چند خط نوشته مطرح کنید، هرگز بدون ضرورت وقت مشتری را نگیرید.
جالب اینجاست که برخی فروشنده‌ها کاملاً برعکس عمل می‌کنند – درخواست‌های قرار ملاقات را از طریق ایمیل مطرح کرده و در تماس‌های تلفنی سوالات ساده را می‌پرسند. چرا؟ چون از اینکه برای یک درخواست مهم و بزرگ از پشت تلفن پاسخ منفی دریافت کنند می‌ترسند.
اجازه ندهید که ترس شما نحوه برقراری تماس با یک خریدار را تحت تأثیر قرار دهد و مانع ارتباط با مشتری شود. پس این معادله را تغییر دهید تا تاثیرش را مشاهده کنید و ببینید که چگونه درصد پاسخ های مثبت بالا خواهند رفت.
